Baggrund

I GRAM Group bestræber vi os på at have en åben og transparent arbejdsplads, hvor der ikke forekommer forseelser. Det er derfor vigtigt for os, at der er tydelig information om, hvordan man kan indberetter fortroligt og sikkert. Hvis der er mistanke om pågående eller tidligere forseelser, skal der derfor findes ressourcer til at afsløre det. Ved at gøre det nemt at indberette værner vi sammen om at fremme medarbejdernes, gæsternes/kundernes og offentlighedens tillid til os.
Vores sager håndteres i første omgang af advokatvirksomheden Advokatfirman Lindahl KB for at sikre en uafhængig sagsbehandling. Vores interne kontaktpersoner kan efterfølgende overtage sagen fra de oprindelige sagsbehandlere. Se ”6.1 Kontaktoplysninger til sagsbehandlere” for at få yderligere information og kontaktoplysninger.
Denne whistleblowerpolitik omfatter følgende juridiske enheder: GRAM Group AB (559118-3073), Restaurang & Hotel Skansen i Båstad AB (556599-3515), Torekov Hotell Resort AB (556801-9763), Hotel Riviera Strand AB (556977-5603) og Huset Vid Stranden AB (556795-5868), samlet benævnt ”GRAM Group”.

Definitioner

GDPR: Den generelle forordning om databeskyttelse ((EU) 2016/679), som er en europæisk forordning, der regulerer behandlingen af personoplysninger og den fri udveksling af sådanne oplysninger inden for Den Europæiske Union.
Whistleblowerdirektivet: Direktiv 2019/1937 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten.
Whistleblowerloven: I Sverige:Lov (2021:890) om beskyttelse af personer, der indberetter forseelser (Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden).

Visslan: The Whistle Compliance Solutions AB’s whistleblowertjeneste Visslan, som muliggør digital indberetning af forseelser.
Forseelser: Handlinger eller forsømmelser, der er sket i en arbejdsrelateret sammenhæng, og som det kan være i offentlighedens interesse at få frem.

Indberetning: Mundtlig eller skriftlig information om forseelser.

Intern indberetning: Mundtlig eller skriftlig information om forseelser i en virksomhed i den private sektor.

Ekstern indberetning: Mundtlig eller skriftlig information om forseelser til den/de relevante myndigheder.
Offentliggørelse eller offentliggøre: At gøre information om forseelser tilgængelig for offentligheden.

Indberettende person: En fysisk person, der indberetter eller offentliggør information om forseelser, der er erhvervet i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter.

Repressalier: Enhver direkte eller indirekte handling eller undladelse, som forekommer i en arbejdsrelateret sammenhæng som følge af en intern eller ekstern indberetning eller offentliggørelse, og som forårsager eller kan forårsage uberettiget skade for den indberettende person.

Opfølgning: Ethvert tiltag, der træffes af modtageren af en indberetning træffer med henblik på at vurdere rigtigheden af de påstande, der fremsættes i indberetningen og, hvor det er relevant, til at imødegå den indberettede overtrædelse, herunder via tiltag såsom interne undersøgelser, efterforskninger, retsforfølgning, et søgsmål til tilbagesøgning af midler eller sagsafslutning.

Feedback: Underretning af indberettende personer (”whistleblowere”) om de tiltag, der påtænkes eller er truffet som opfølgning, og om begrundelsen for valget af denne opfølgning.

Hvem kan whistleblowe?

Du kan whistleblowe og være beskyttet af whistleblowerloven, hvis du er arbejdstager, frivillig, praktikant, aktiv aktionær, en person, der i øvrigt står til rådighed for arbejde under vores kontrol og ledelse eller indgår i vores administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan. Entreprenører, underleverandører og leverandører til os, der er blevet opmærksomme på forseelser i virksomheden, kan også indberette. At du har afsluttet dit arbejdsrelaterede forhold hos os, eller at det endnu ikke er startet, er ikke en hindring for at indberette en forseelse.

Hvad kan jeg whistleblowe om?

Hvis du har mistanke om en mulig forseelse, overtrædelse af love og/eller bestemmelser, opfordrer vi dig til at indberette dette til os som en whistleblowingsag. Når du foretager en indberetning, er det vigtigt, at du på tidspunktet for indberetningen havde rimelig grund til at tro, at den information om forseelsen, der blev indberettet, var sand. Ved vurderingen af, om der har foreligget rimelig grund, lægges omstændighederne og den information, som var tilgængelig for dig på indberetningstidspunktet, til grund for, om du kan have antaget, at forseelsen var sand. Kravene ovenfor skal være opfyldt, for at du kan opnå beskyttelse iht. whistleblowerloven.
Før du whistleblower, skal du læse5 spørgsmål for at afgøre, om du beskyttes af whistleblowerloven.

Forseelser af offentlig interesse

Du kan indberette information om forseelser, der er sket i en arbejdsrelateret sammenhæng, hvis det er i offentlighedens interesse, at de kommer frem. For andre typer af personlige klager, der ikke er i offentlighedens interesse at få frem, f.eks. tvister eller klager vedrørende arbejdspladsen eller arbejdsmiljøet, opfordrer vi dig til i stedet at kontakte din nærmeste leder, HR eller en anden relevant ansvarlig person inden for GRAM Group. Dette har til formål at sikre, at disse sager håndteres bedst muligt.

• Eksempler på forseelser af alvorlig karakter, der bør indberettes:
  Bevidst forkert bogføring, intern regnskabskontrol eller anden økonomisk kriminalitet.
• Tyveri, korruption, hærværk, bedrageri, underslæb eller hacking.
• Alvorlige miljøovertrædelser eller store mangler i sikkerheden på arbejdspladsen.
• Hvis nogen udsættes for alvorlige former for diskrimination eller chikane.
• Andre alvorlige forseelser, der påvirker enkeltpersoners liv eller helbred.
• Andre alvorlige forseelser, der vedrører virksomhedens vitale interesser.

Forseelser, der strider mod EU-retten

Derudover er det muligt at indberette oplysninger om forseelser, som er kommet frem i en arbejdsrelateret sammenhæng, og som er i strid med EU-retsakter eller regler. Hvis du har mistanke om, at dette forekommer, bedes du læse den svenske whistleblowerlovs 2 § og whistleblowerdirektivets anvendelsesområde i Artikel 2 og Bilag Del 1 angående gældende lovgivning.

Hvordan indberetter jeg?

Skriftlig indberetning

Ved en skriftlig sag benytter vi os af vores digitale whistleblowerfunktion Visslan. Den er altid tilgængelig via https://gramgroup.visslan-report.se. På hjemmesiden vælger du at ”indberette”, hvorefter du kan beskrive den forseelse, du har mistanke om. Beskriv gerne, hvad der er sket, så detaljeret som muligt, så vi kan sikre, at der kan træffes passende foranstaltninger. Det er derfor også muligt at vedhæfte yderligere beviser, f.eks. i form af skriftlige dokumenter, billeder eller lydfiler.

Følsomme personoplysninger

Medtag ikke følsomme personoplysninger om de personer, der er nævnt i din indberetning, medmindre det er nødvendigt for at beskrive din sag. Følsomme personoplysninger er oplysninger om: etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, medlemskab af en fagforening, helbred, en persons sexliv eller seksuelle orientering, genetiske data, biometriske data, der bruges til entydigt at identificere en person.

Anonymitet

Du kan forblive anonym under hele processen, uden at det påvirker din retlige beskyttelse, men du har også mulighed for at bekende din identitet under streng fortrolighed. Anonymitet kan i visse tilfælde vanskeliggøre mulighederne for at følge op på sagen og de foranstaltninger, vi kan træffe, men i tilfælde heraf kan vi også senere bede dig om under streng fortrolighed at bekende din identitet.

Opfølgning og login

Når du har foretaget din indberetning, modtager du en sekstencifret kode, som du fremover kan bruge, når du skal logge på Visslan fra https://gramgroup.visslan-report.se. Det er meget vigtigt, at du gemmer koden, da du ellers ikke vil kunne få adgang til sagen igen.

Hvis du mister koden, kan du indsende en ny indberetning, hvor du henviser til den foregående indberetning.
Inden for syv dage modtager du en bekræftelse på, at sagsbehandleren har modtaget din indberetning. Sagsbehandleren er den uafhængige og selvstændige part, der tager imod sager i indberetningskanalen, og vedkommendes kontaktoplysninger fremgår i ”6.1 Kontaktoplysninger til sagsbehandlere”. Ved spørgsmål eller tanker kan du og din sagsbehandler fremover kommunikere via platformens indbyggede og anonyme chatfunktion. Du vil inden for tre måneder modtage feedback om eventuelle foranstaltninger, der er planlagt eller gennemført som følge af indberetningen.

Det er vigtigt, at du med din sekstencifrede kode logger på med jævne mellemrum for at besvare eventuelle opfølgende spørgsmål, som sagsbehandleren måtte have. I visse tilfælde kan sagen ikke videreføres uden svar på sådanne opfølgende spørgsmål fra dig som den indberettende person.

Mundtlig indberetning

Derudover er det også muligt at foretage en mundtlig indberetning ved at uploade en lydfil som bilag ved oprettelsen af en sag på https://gramgroup.visslan-report.se. Du skal da vælge ”Ja” til spørgsmålet om beviser for at kunne uploade din fil. I lydfilen beskriver du de samme sagsomstændigheder og detaljer, som du ville have gjort i en skriftlig sag. Derudover kan du anmode om et fysisk møde med sagsbehandleren via Visslan. Den nemmeste måde at gøre dette på er enten ved at anmode om det i en verserende sag eller at oprette en ny indberetning.

Ekstern indberetning

Vi opfordrer dig til altid først at indberette forseelser internt, men hvis dette er problematisk, eller hvis det anses for uhensigtsmæssigt, er det muligt at foretage en ekstern indberetning i stedet. Vi vil da henvise dig til at kontakte de kompetente myndigheder eller, hvor det er relevant, EU’s institutioner, organer eller kontorer. Kontaktoplysninger til disse kan findes på følgende hjemmeside: Eksterne indberetningskanaler for whistleblowing

Hvilke rettigheder har jeg?

Ret til fortrolighed

Under behandling af sagen sikres det, at din identitet som indberettende person behandles fortroligt, og at uvedkommende forhindres i at få adgang til sagen. Vi videregiver ikke din identitet uden dit samtykke, medmindre det kræves i medfør af gældende lovgivning, og vi vil sikre, at du ikke udsættes for repressalier.

Beskyttelse mod repressalier

Ved whistleblowing gives der i kraft at et forbud mod repressalier beskyttelse mod negative konsekvenser af at have indberettet en forseelse. Beskyttelsen mod repressalier gælder også, hvor det er relevant, for personer på arbejdspladsen, der bistår den indberettende person, dine kolleger og pårørende på arbejdspladsen, samt juridiske enheder, som du ejer, arbejder for eller på anden måde har tilknytning til.

Dette betyder, at trussel om repressalier og forsøg på repressalier ikke er tilladt. Eksempler på disse er, hvis du skulle blive afskediget, få ændret dine arbejdsopgaver, blive pålagt disciplinære foranstaltninger, blive truet, diskrimineret, blacklistet i din branche eller lignende, fordi du har whistleblowet.

Selv hvis du skulle blive identificeret og udsat for repressalier, er du stadig omfattet af beskyttelsen, hvis du havde rimelig grund til at tro, at den forseelse, der blev indberettet, var sand og omfattet af whistleblowerloven. Bemærk dog, at der ikke ydes beskyttelse, hvis det i sig selv er en lovovertrædelse at indhente eller tage adgang til den information, der er indberettet.

Beskyttelsen mod repressalier gælder også i retssager, herunder for bagvaskelse, krænkelse af ophavsretten, brud på tavshedspligt, overtrædelse af databeskyttelsesregler, videregivelse af forretningshemmeligheder eller i forbindelse med erstatningskrav baseret på privatret, offentlig ret eller kollektiv arbejdsret, og du ifalder ikke ansvar af nogen art som følge af indberetninger eller offentliggørelse, forudsat at du havde rimelig grund til at tro, at det var nødvendigt at indberette eller offentliggøre en sådan information for at afsløre forseelser.

Offentliggørelse af information

Beskyttelsen gælder også ved offentliggørelse af information. Det forudsættes da, at du har indberettet internt i virksomheden og eksternt til en myndighed eller direkte eksternt, og at der ikke er truffet passende tiltag inden for tre måneder (i begrundede tilfælde seks måneder). Beskyttelse opnås også, hvor du har haft rimelig grund til at antage, at der kan være en åbenbar fare for offentlighedens interesser, hvis informationen ikke offentliggøres, f.eks. en nødsituation. Det samme gælder, når der ved ekstern indberetning er risiko for repressalier, eller når det er usandsynligt, at forseelsen vil blive afhjulpet på en effektiv måde, f.eks. når der er risiko for, at bevismateriale kan blive skjult eller ødelagt.

Vær dog opmærksom på, at denne beskyttelse ikke gælder, hvis du som indberettende person videregiver oplysninger direkte til medierne i overensstemmelse med et i øvrigt gældende beskyttelsessystem for ytrings- og informationsfrihed. Du nyder med andre ord stadig beskyttelse som indberettende person og har frihed til erhvervelse, hvor det er relevant.

Ret til gennemgang af dokumentation ved møder med sagsbehandlere

Hvis du har anmodet om et møde med sagsbehandleren/sagsbehandlerne, vil denne/disse med dit samtykke sikre, at fuldstændig og korrekt dokumentation af mødet opbevares i en varig og tilgængelig form. Dette kan ske gennem f.eks. optagelse af samtalen eller ved at tage referat at mødet. Derefter får du mulighed for at kontrollere, rette og godkende referatet ved at underskrive det.
Hvis samtalen ikke er blevet optaget, har sagsbehandleren ret til at dokumentere samtalen gennem et referat. Derefter får du mulighed for at kontrollere, rette og godkende transskriberingen ved at underskive den.
Vi anbefaler, at denne dokumentation registreres på Visslans platform, ved at whistlebloweren opretter en sag, hvor informationen kan samles på et sikkert sted.

GDPR og håndtering af personoplysninger

Vi gør altid vores yderste for at beskytte dig og dine personoplysninger. Vi sikrer derfor, at vores håndtering af disse altid er i overensstemmelse med den generelle forordning om databeskyttelse (”GDPR”).
Derudover vil alle personoplysninger uden relevans for sagen blive slettet, og sagen gemmes kun, så længe det er nødvendigt og proportionalt at gøre det. En sag kan behandles i højst to år efter dens afslutning. Se virksomhedens privatlivspolitik for at få yderligere information om vores håndtering af personoplysninger.

Yderligere kontakt

Hvis du har yderligere spørgsmål til, hvordan vi håndterer whistleblowersager, er du altid velkommen til at kontakte sagsbehandleren.
Hvis du har tekniske spørgsmål om platformen Visslan, bedes du oprette en sag på https://gramgroup.visslan-report.se. Hvis dette ikke er muligt, bedes du kontakte The Whistle Compliance Solutions AB, der har udviklet Visslan. Kontaktoplysninger findes nedenfor.

Kontaktoplysninger til sagsbehandlere

Advokatvirksomheden Advokatfirman Lindahl KB har fået til opgave at fungere som ekstern modtagerfunktion for GRAM Group. For at sikre privatlivets fred er den nemmeste måde at komme i kontakt med advokatvirksomheden Advokatfirman Lindahl KB anonymt via https://gramgroup.visslan-report.se.
Følgende interne kontaktpersoner kan overtage sagen fra sagsbehandleren, uanset om sagen vurderes at være whistleblowing eller eksempelvis en personalesag.

Interne kontaktpersoner

Marcus Thuresson, adm. dir. GRAM Group, marcus.thuresson@gramgroup.se
Malin Jönsson, HR-chef GRAM Group, malin.jonsson@gramgroup.se

Kontaktoplysninger til The Whistle Compliance Solutions AB

E-mail: clientsupport@visslan.com
Omstilling: +46 10-750 08 10
Direkte nummer (Daniel Vaknine, adm. dir.): +46 73 540 10 19
Besøg Visslans hemsida